Фактически мы давно пользуемся как минимум двумя видами Накопителей – электронной почтой и сообщениями на телефоне или в социальных сетях. Проблема только в том, что не всегда получается делать это правильно.

Сравните два варианта.

1. Письмо (сообщение) приходит и лежит во «Входящих» непрочитанным, пока мы не освободимся.

2. Мы видим оповещение о новом письме (сообщении) и стараемся скорее прочитать его, чтобы утолить любопытство.

У пункта 2 есть развитие. После того как письмо прочитано, совершаются другие ошибки.

Ошибка 1. Мы оставляем письмо во «Входящих», помечаем непрочитанным, «чтобы не забыть», и возвращаемся к оставленной задаче.

Негативные следствия

1. Приходится снова погружаться в проблему, тратить силы и время.

2. Мы уже узнали, о чем говорилось в новом письме. Это сделало свое дело в нашем сознании, открыло умственные процессы, забирает часть ресурсов и затрудняет возврат к предыдущей задаче. Иногда содержание письма может оказаться настолько важным, что начнет вызывать беспокойство или тревогу.

3. Когда мы вернемся к письму, придется делать двойную работу – снова тратить время на чтение.

Ошибка 2. Мы бросаем задачу, которой занимались, и принимаемся за работу, связанную с поступившим письмом.

Негативные следствия

1. В ряде случаев мы забываем задачу, которой занимались до того, как отвлеклись. Она повисает как незавершенное дело. Мы можем о ней скоро вспомнить, и ничего страшного не произойдет. А можем и не вспомнить в нужный момент, что повлечет проблемы. Само собой, в памяти образуется незавершенный цикл, который начнет вызывать беспокойство, что запустит целый каскад негативных изменений.

2. Действия, которые связаны с письмом, могут проигрывать в приоритете другим задачам. Но мы погружаемся в них, что сдвигает нужный график работы.

Обычно мы не задумываемся о том, какие следствия влекут за собой привычные действия. Например, такие, как проверка почты по 10 раз на дню или легкое отвлечение от текущей работы. Увы, многие из них приводят к плохим последствиям.

Мы готовы слушать сотрудников в любой момент, когда им удобно. Каждый раз, когда коллеги (по прихоти, а не по необходимости) заходят в кабинет, мы с готовностью «затираем» и выбрасываем всю работу, над которой трудилось воображение. Мы привыкли, что нужно отвечать на звонки мобильного телефона, и стараемся принять каждый вызов с любого номера. Мы специально настраиваем вплывающие уведомления о новом электронном сообщении, чтобы не пропустить ни одного письма и не заставить ждать наших корреспондентов. Сотню раз в день мы отвлекаемся, подчиняясь прихоти окружения, всевозможных рассылок, уведомлений о новых комментариях и еще множества вещей. Когда работать?

Задача Накопителя в том, чтобы отгородить наше сознание и предоставить ему время и возможность заниматься действительно важной работой, а не реагировать на раздражители. Для этого есть несколько правил, без которых все инструменты, в которых мы сконцентрируем информационные потоки, окажутся мертвыми.

1. Вся информация, которая приходит к нам, поступает в Накопители.

2. Мы не смотрим в Накопители до тех пор, пока чем-то заняты.

3. Если мы что-то достали из Накопителя, то положить обратно не имеем права.

Давайте рассмотрим их подробнее.

Что делать с новыми документами? Куда класть заметки, которые появляются в течение дня? Куда девать записки от сотрудников? Раньше мы могли прийти на работу и раскопать свой стол и компьютер в ворохе бумаг. На столе, кресле, клавиатуре – горы, горы договоров, накладных, записок, клейких бумажек, исчерканных листов и еще куча всего. Все требует внимания, все нужно делать, мы ощущаем, как много всего накопилось и как мало времени. Это так нервирует! Мы начинаем разгребать то, что попадается на глаза, перемалывая все подряд, не отдавая себе отчета, что действительно важно, а что может подождать. Тратим время бездумно. Конечно, его потом ни на что не хватает и приходится наверстывать дома!

Самый главный вопрос: как в таких условиях можно работать и не отвлекаться?

Первое, что нужно сделать для внедрения GTD, – сконцентрировать информационные потоки и направить их в Накопители. Затем создать железное правило: как электронные письма попадают в папку «Входящие», так новые бумаги – в один и только один лоток бумаг, новые файлы – в одну и только одну папку, заметки – в один и только один блокнот. Программа электронной почты не может отправить новое письмо в другую папку – сначала оно попадает во «Входящие», так же будем поступать и мы. Все, что к нам приходит, – отправляем в свои «Входящие», в наши Накопители.

Второй важный момент, на который обязательно стоит обратить внимание: самодисциплина. Часто бывает сложно усидеть на месте. Когда занимаешься монотонной работой, всегда есть большой соблазн отвлечься. Хочется зайти на сайт, почитать новости, проверить почту. Мы помним, почему не стоит этого делать, – от негативной статьи легко потерять настрой, а новое письмо или сообщение сразу вызывает к жизни ассоциативные связи. Последние могут увести от работы далеко и надолго. Поэтому мы стараемся вообще не смотреть, какие во входящем лотке появились бумаги, не открываем электронную почту, поворачиваем телефон дисплеем на стол, чтобы не видеть оповещений. Можно назвать это правилом «Занят – не смотри».